Nagrywanie i transkrypcja wizyty — dane i dokumentacja

Zakres danych w nagraniu

Nagranie i transkrypcja mogą zawierać dane dotyczące zdrowia. Sposób ich wykorzystania i włączenia do dokumentacji wymaga odrębnego ustalenia.

Rozmowa w gabinecie dotyczy zwykle stanu zdrowia pacjenta, więc nagranie i transkrypcja mogą zawierać dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO. Do ich przetwarzania potrzebna jest jedna z podstaw wymienionych w tym artykule.

Głos i biometria wymagają osobnej oceny. Zwykłe nagranie głosu nie oznacza automatycznie szczególnej kategorii danych biometrycznych przetwarzanych w celu jednoznacznej identyfikacji osoby; znaczenie ma sposób przetwarzania.

Warunki przetwarzania

Podstawę przetwarzania i zasady informowania pacjenta trzeba ustalić dla konkretnego zastosowania, zanim cokolwiek zostanie nagrane. Brak szczególnego przepisu o nagrywaniu nie rozstrzyga samodzielnie o legalności konkretnego procesu.

W maju 2025 Prezes UODO, opiniując projekt centralnej e-rejestracji, zwrócił uwagę, że głos nagrywany przez voiceboty może ujawniać stan zdrowia, wiek albo emocje, oraz na brak procedur dostępu do danych, ich usuwania i nadzoru człowieka. To dobra lista pytań do każdego dostawcy transkrypcji.

Pytania do dostawcy

Gdzie trafia nagranie i czy jest usuwane po zamianie na tekst. Kto ma do niego dostęp i czy dostawca używa nagrań do trenowania modeli.

Czy dostawca zawiera umowę powierzenia z art. 28 RODO i czy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych z art. 35, oraz jak została przeprowadzona.

Jak pacjent jest informowany o nagrywaniu i jaka jest procedura, gdy się nie zgadza.

Weryfikacja notatki

Tekst z nagrania to szkic. Do dokumentacji trafia to, co lekarz sprawdził i zatwierdził, bo to on odpowiada za jej treść.

Funkcje wspierające diagnozę lub leczenie wymagają oceny odrębnych wymogów, w tym przepisów o wyrobach medycznych.